○東彼杵町電子契約実施要綱
令和6年6月28日
告示第87号
(目的)
第1条 この要綱は、東彼杵町が行う電子契約に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(4) 電子契約サービス サービス提供事業者が町及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子証明を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(5) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいい、仮契約書を含む。
(6) 電子契約 電子契約書により契約を締結する契約方法をいう。
(7) 契約書一式 紙で契約書を作成・製本する場合と同一のものをいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 町における契約は、次に掲げるものを除き、電子契約サービスを利用した電子契約によることができるものとする。
(1) 法令等の定めにより書面で行うべきとされている契約
(2) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(電子契約サービスの運用管理者)
第4条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「管理者」という。)を置き、税財政課長をもってこれに充てる。
2 管理者は、次に掲げる職務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態に維持し、これを管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、効率的に運用すること。
(3) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、適正に管理すること。
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウントの取扱い)
第5条 アカウント(電子契約サービスに接続するための権利をいう。以下同じ。)は、管理者が設定し、各課局等に付与する。
2 アカウントの変更は、管理者が原則行うものとする。
3 電子契約サービスに接続するために必要なパスワードの設定及び変更は、管理者が原則行うものとする。
4 アカウントの取扱いは、各課局等がこれを適正に行わなければならない。
5 職員は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(電子契約の担当者)
第6条 電子契約サービスを利用して契約締結業務を行う者(以下「担当者」という。)は、各課局長が指名する者をもってこれに充てる。
(電子契約によることの意思確認)
第7条 担当者は、契約の相手方からの電子契約利用申出書(別記様式。以下「申出書」という。)の提出により、電子契約による契約締結の承諾及び相手方の指定するメールアドレスを確認するものとする。
(電子契約手続)
第8条 担当者は、次の手順で電子契約手続を実施する。
(1) 所属アカウントにより、電子契約サービスにログインする。
(2) PDFに変換した決裁済みの契約書一式を電子契約サービスにアップロードする。
(3) 書類情報、契約の相手方の詳細情報等を入力し、電子契約書の送信順等の設定を行い送信する。
(契約の締結)
第9条 契約の相手方の電子契約書の確認・同意により、タイムスタンプを確定させる。
(契約内容の修正)
第10条 担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな契約書一式または修正・取消事項を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約の手続を行うことで、当該修正を行うことができる。この場合において、修正前の電子契約書は無効とし、その旨を修正後の電子契約書上に規定するものとする。なお、修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(契約の変更)
第11条 担当者は、契約の変更が生じた場合は、変更契約書または変更請書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続を行う。なお、変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
2 契約の変更が変更申込書による場合は、当該変更申込書も電子契約サービスにアップロードする。
(契約の解約又は契約の解除)
第12条 担当者は、契約が解約又は解除となった場合は、その旨を電子契約書の書類情報に記録する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(電子契約の保存)
第13条 電子契約書の正本は、電子契約サービスのクラウド上に保存される電子契約書とする。
2 電子契約サービスからダウンロードしたデータを保存する等、前項の規定による保存以外の保存方法であっても、電子契約書の有効性を妨げるものではない。ただし、電子契約書の有効性に関する法令等の規定に違反する場合においては、この限りでない。
(補則)
第14条 この規定に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は別に定めるものとする。
附則
この要綱は、令和6年7月1日から施行する。
