○東彼杵町役場電話機通話録音機能取扱要綱
令和5年12月12日
告示第122号
(目的)
第1条 この要綱は、役場庁舎等における業務の正確かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不当な圧力を排除する目的で設置する電話機通話録音機能の運用に関し必要な事項を定めるものとし、その取扱いについては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、法ガイドライン、東彼杵町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第11号)、及び本要綱の定めるところとする。
(1) 電話機通話録音機能 通話中に手動で通話内容を録音、記録する電話機をいう。
(2) 記録データ 電話機通話録音機能により記録した音声をいう。
(管理責任者等)
第3条 電話機通話録音機能の適正な運用を図るため、管理責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(電話機通話録音機能の使用)
第4条 職員は、録音する必要性を十分に精査したうえで、記録内容の正確性等を期すため電話機通話録音機能により録音することとする。
2 職員は、次の各号のいずれかに該当するときは、相手方に録音することを告知せずに録音することができる。
(1) 脅迫、恐喝など不当要求行為に該当する、又は刑事事件に発展するおそれがある場合、その他トラブル等に発展するおそれがあると認められるとき
(2) 民事訴訟に発展するおそれがあると認められるとき
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、やむを得ないと認められるとき
3 前項に規定する場合を除き、職員は、業務上必要があるときは、相手方に録音することを告知したうえで録音することとする。
(記録データの取扱い)
第5条 記録データは、録音時の状態で保存するものとし、当該記録データを修正・加工してはならない。
2 記録データはセキュリティ対策を講じた電算室内の電話交換機に保管する。
3 記録データの保存期間は、原則として2週間程度とし、保存期間を経過した記録データは速やかに消去する。ただし、電話交換機本体内の電磁的記録媒体に上書き機能がある場合は、この機能を活用して消去するものとする。
4 前項の規定にかかわらず、管理責任者が必要であると認めた場合は、当該部分のみ磁気媒体等に複写して、これを保存することができる。
5 記録データを複写した磁気媒体等は、総務課内に施錠保管するものとする。
6 前項の磁気媒体等は、保管の必要がなくなった時点で速やかに破砕等の適切な方法により破棄するものとする。
(記録データの利用及び提供の制限)
第6条 記録データは、第1条に定める目的の範囲を超えて、利用又は外部への提供をしてはならない。ただし、捜査機関から犯罪捜査の目的により要請を受けた場合又は法第69条第2項の規定に該当する場合は、この限りでない。
(開示請求等)
第7条 管理責任者は、本人から記録データの開示請求があったときは、個人情報保護法の規定に基づく所定の手続きを行わなければならない。
2 開示に際しては、外部記録媒体へ複製する等請求者が聴くことができる方法で開示する。
(その他)
第8条 この要綱に定めるもののほか、電話機通話録音機能の運用に関し必要な事項は、管理責任者が別に定める。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。