(目的)

第1条　この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号。以下「規則」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関・地方公共団体等編)(以下「特定個人情報ガイドライン」という。)に基づき、東彼杵町(以下「町」という。)の取り扱う特定個人情報の適正な取扱いの確保並びに特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」及び「削除・廃棄」の各段階における取扱方法等について定めることを目的とする。

(用語の定義等)

第2条　この規程で使用する用語の定義等については、法令上の定義等に従い、以下のとおりとする。

(個人番号を取り扱う事務の範囲)

第3条　町が個人番号を取り扱う事務は、個人番号利用事務及び個人番号関係事務及び番号法第19条第12号から第14号までに基づき特定個人情報の提供を受けた目的を達成するために必要な限度で利用する事務とする。

(取り扱う特定個人情報の範囲)

第4条　前条に基づいて町が個人番号を取り扱う事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、以下のとおりとする。

(組織体制)

第5条　特定個人情報の統括責任者を副町長とする。

(管理責任者の責務)

第6条　管理責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱責任者及び事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。

(事務取扱責任者の責務)

第7条　事務取扱責任者は、特定個人情報がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うとともに特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の管理を行うものとする。

(事務取扱担当者の責務)

第8条　事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」及び「委託処理等」の特定個人情報を取り扱う業務に従事する際、番号法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、この規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

(教育・研修)

第9条　管理責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する。

(本規程に基づく運用状況の記録)

第10条　事務取扱担当者は、この規程に基づく個人番号関係事務に係る運用状況を確認するため、以下の項目につき別に定める様式(様式第1号、様式第2号、様式第3号及び様式第4号)に基づき記録するものとする(ただし、項目(5)については、委託先から受領した証明書等により、(6)については別途情報システムのログにより、確認するものとする。)。

(特定個人情報ファイルの取扱状況の確認手段)

第11条　事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に以下の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報は記載しないものとする。

(情報漏えい事案等への対応)

第12条　事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故(以下「漏えい事案等」という。)が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、この規程に基づき適切に対処するものとする。

(苦情への対応)

第13条　事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、特定個人情報保護ガイドライン又はこの規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。この場合において、報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。

(特定個人情報の取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し)

第14条　管理責任者は、年1回以上及び必要に応じて特定個人情報の取扱状況について、自ら行う点検又は他部署等による監査を実施する。

(特定個人情報を取り扱う区域の管理)

第15条　特定個人情報を取り扱う区域を明確にし、当該区域に対して、以下の各号に従い以下の措置を講じる。

(盗難等の防止)

第16条　管理責任者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報を取り扱う書類等の盗難又は紛失等を防止するために、特定個人情報を取り扱う書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管するものとする。

(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)

第17条　町は、特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、以下に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報を管理区域又は取扱区域のほかへ移動させることをいい、庁舎内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意しなければならない。

(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)

第18条　特定個人情報の削除・廃棄段階における記録媒体等の管理は、以下のとおりとする。

(アクセス制御)

第19条　特定個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御の方法は、以下のとおりとする。

(アクセス者の識別と認証)

第20条　特定個人情報を取り扱う情報システムは、ユーザーID、パスワード、ICカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。

(不正アクセス等の防止)

第21条　情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する方法は、以下のとおりとする。

(情報漏えい等の防止)

第22条　特定個人情報の送受信は、外部専用ネットワークによる場合のみとし、インターネットによる送受信は行わないものとする。

(特定個人情報の適正な取得)

第23条　町が特定個人情報を取得するに当たっては、適法かつ公正な手段によって行うものとする。

(特定個人情報の利用目的)

第24条　町が職員又は職員以外の個人から取得する特定個人情報は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務を行うために利用する。

(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)

第25条　町は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表するものとする。なお、職員又は職員以外の個人から特定個人情報を取得する場合には、利用目的を記載した書類の提示等の方法による。

(個人番号の提供の要求)

第26条　町は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

(個人番号の提供を求める時期)

第27条　町は、第3条に定める事務を処理するために必要があるときに、職員又は職員以外の個人に対して個人番号の提供を求めるものとする。

(特定個人情報の収集制限)

第28条　町は、第3条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、職員又は職員以外の個人から特定個人情報を収集しないものとする。

(本人確認)

第29条　町は、職員又は職員以外の個人に個人番号の提供を求めるに当たっては、他に特別の定めがある場合を除くほか、別表1に定める本人の番号確認書類及び本人の身元確認書類の提示をもって個人番号の確認及び身元確認を行うものとする。

(個人番号の利用制限)

第30条　町は、第24条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第31条　町が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を行うために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

(特定個人情報の正確性の確保)

第32条　事務取扱担当者は、第6条に掲げる利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

(保有個人データに関する事項の公表等)

第33条　町は、個人情報保護法第24条に基づき、特定個人情報に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

(特定個人情報の保管制限)

第34条　町は、第3条に定める事務を行うために必要な範囲を超えて、特定個人情報を保管しないものとする。

(特定個人情報の提供制限)

第35条　町は、以下のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供しないものとする。

(第三者提供の停止)

第36条　前条の定めに反して特定個人情報が違法に第三者に提供されているという理由により、町が本人から第三者への当該特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、遅滞なく当該特定個人情報の第三者への提供を停止するものとする。

(特定個人情報の開示、訂正、利用停止等)

第37条　特定個人情報の開示、訂正、利用停止等に関することは、東彼杵町特定個人情報保護条例施行規則(平成27年規則第19号)に基づくものとする。

(特定個人情報の削除・廃棄)

第38条　町は、第3条に規定する事務を行う必要がある範囲に限り、特定個人情報を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された特定個人情報は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、第18条の規定によるものとする。

(委託先の監督)

第39条　町が、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、委託先が取り扱う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。この場合において、番号法に基づき町自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。

(再委託の取扱い)

第40条　委託先は、町の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務の一部を再委託することができるものとする。