2　各課は、新たな事業等が起きて既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要な場合には、速やかに文書分類表変更届(第1号様式)を用いて細分類項目追加を行わなければならない。

3　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、総務課と協議の上、その変更内容を総務課に提出しなければならない。

4　総務課は、前2項に定める変更内容を確認、調整の上、文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。

2　前項の文書の保存年限は、会計年度によるものは、完結日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは、完結日の属する翌年1月1日から起算する。

2　簿冊には、次に掲げる事項を表示したタイトルラベル(第2号様式)を背表紙及び表紙に貼付又は記載する。

3　形状等により、背表紙への貼付又は記載が困難なものは、前項各号の事項を表示したタイトルラベルを表紙等見やすい位置に貼付又は記載する。

2　1つの簿冊には、原則として同一保存年限の文書のみを綴ることができる。

3　文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜箱若しくは袋を用いる等最適な方法で整理し、関係簿冊にその旨を記載する。

4　簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、これを超える場合には適宜分冊する。

5　事件が2年以上にわたるものについては、完結した年又は年度に帰する文書として編集する。

2　文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付する。

3　新たな文書が綴じ込まれるごとに、その文書の右上に通し番号を朱書により記入、又はインデックスを貼り付け、番号を記入し、文書目録に当該番号及び文書名を順次記入しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、例規等事務処理上の規範となるもの、又は執務のため常時閲覧する必要があるものは、主管部に保管管理することができる。

2　保存期間を経過しない文書であっても保存の必要がないと認めるものは、前項の手続を経て廃棄することができる。

3　文書の廃棄は、切断、焼却その他適切な方法により処分する。

4　保存期間を経過した文書であっても、なお、保存する必要があるものは更に年限を定めて保存することができる。

2　総務課長は、前項の監査を終えた場合は、直ちにその状況を町長に報告しなければならない。

この規程は、公布の日から施行する。